RUOLO E OBIETTIVI

Il Payroll Support Administrator  fa parte del dipartimento Risorse Umane e riporta direttamente al HR Service Center Coordinator. L'obiettivo principale è presidiare l'amministrazione delle risorse umane del paese e il supporto dell'Action Service desk per problemi relativi al personale che non possono essere risolti centralmente, fornendo un servizio di seconda linea.

Elabora e controlla tutte le attività di gestione delle risorse umane più complesse, con lo scopo di assicurare una tempestiva e corretta amministrazione del personale in connessione con i servizi di Payroll in outsourcing, conformemente a leggi, regolamenti e KPI/SLA concordati. Funge anche da persona di contatto per il team e gli stakeholder interni per questioni complesse e specifiche del paese.

AREE DI RESPONSABILITA’

1. Compiti

• Raccolta, elaborazione e controllo di tutti i dati del personale nei diversi sistemi in uso;
• Controllo dei documenti dove necessario, assicurandosi che vengano utilizzati solo documenti validi, correttamente compilati e che gli stessi siano archiviati e presenti dove devono essere;
• Creare contratti d’assunzione, tutti i documenti di modifica (variazione oraria, salariale, di inquadramento, estensione dei contatti a termine, ecc…) assicurando il corretto invio, la raccolta delle firme e l'archiviazione di questi documenti;
• Rispondere alle domande di seconda linea (steakholders del paese) più difficili tramite il sistema di ticketing e incidentalmente tramite telefono;
• Archiviazione dei documenti in maniera conforme;
• Quando necessario, supportare il test di nuovi sistemi o modifiche ai sistemi esistenti;
• Opeare mediante conoscenza approfondita dei relativi sistemi (SAP Success Factors);
• Primo punto di contatto per HRA – HR BP e/o reclutatori per questioni specifiche del paese;
• Supportare il HR Service Center Coordinator in:
  • risoluzione di problematiche complesse;
  • gestione delle relazioni con i pubblici uffici (Ispettorati del Lavoro, Centri per l’Impiego, Collocamento obbligatorio, ecc…);
  • gestione dei corsi obbligatori per H&S, Antincendio, Primo Soccorso e nel coordinamento per la sorveglianza sanitaria obbligatoria;
  • creazione e gestione di report specifici per le risorse umane

        2. Responsabilità

• Segnalazione di possibili colli di bottiglia e avvio di possibili miglioramenti;
• Mantenere aggiornate le istruzioni operative/policy, garantendo che le modifiche siano documentate nel modo e nel luogo corretti;
• Formazione on the job  di nuovi colleghi;
• Suggerire proattivamente soluzioni quando i KPI/SLA non soddisfano i requisiti minimi o comunque sono “sotto pressione”.
• Segnalazione, avvio e miglioramenti dell'elaborazione dei processi dall’inizio alle fine;
• Ottima conoscenza dei processi gestiti all'interno del team;
• Può agire come rappresentante per l'HR SSC all'interno di progetti ACTION più ampi a livello internazionale;
• In grado di lavorare autonomamente, quando necessario, anche in assenza del HR Service Center Coordinator.

VALORI DI ACTION

• Orientamento al servizio
• Efficienza dei costi
• Lavoro di squadra
• Disciplina
• Semplicità
• Rispetto

Competenze

• Orientamento al risultato
• Pianificazione ed Organizzazione
• Competenza nel campo delle risorse umane e/o dell'amministrazione
• Ottima conoscenza della lingua inglese

REQUISITI FUNZIONALI - HARD SKILLS

• Diploma con 3 anni di esperienza lavorativa in contesti HR
• Buona conoscenza del Sistema HR SuccessFactors
• Buona conoscenza dei sistemi di rilevazione presenze
• Ottima conoscenza della lingua inglese

REQUISITI FUNZIONALI

• Assume un ruolo guida nel lavorare con i colleghi, garantendo che gli obiettivi comuni siano chiari e raggiunti;
• Lavora con costanza, anche nel lungo  periodo, garantendo sempre la precisione nell’esecuzione dei compititi assegnati;
• Sa dare e ricevere feedback in maniera positiva, sempre proattivo nell’offrire o chiedere aiuto;
• Molto organizzato, sa strutturare il lavoro e aiuta gli altri a realizzarlo;
• Capace di “fare quello che dice e dire quello che fa”, aspettandosi e motivando gli altri a fare lo stesso;
• Assume un ruolo guida nel miglioramento dei processi e delle modalità di lavoro;
• Comunica in modo aperto e onesto e aiuta gli altri a comunicare allo stesso modo;
• Assume proattivamente la guida del gruppo e coordina il lavoro quando richiesto;
• È d’esempio nella conduzione dell’attività quotidiana;
• Sostituisce del Team Leader in caso di imprevisti o assenze.